Registros empresariais precisos

O foco da Rimini Street na honestidade e na integridade reforça nosso compromisso com a precisão dos livros e registros da nossa Empresa. Os registros empresariais, incluindo nossas demonstrações financeiras, contratos e acordos, sempre devem ser precisos e refletir uma apresentação correta dos fatos. Não importa o tipo de documento ou o quão insignificante ele possa parecer, as informações contidas em um registro comercial
sempre devem ser verdadeiras e completas.

Os registros financeiros devem refletir todos os componentes das transações e eventos. Da mesma forma, todas as transações, independentemente do montante monetário, devem ser devidamente autorizadas, executadas e registradas. Você é responsável por compartilhar essas

informações com a Empresa conforme necessário e relevante para permitir a divulgação clara, completa, justa, precisa e oportuna nos relatórios periódicos que devem ser arquivados pela Empresa junto à Comissão de Valores Mobiliários dos Estados Unidos (“SEC”) e outras autoridades
governamentais.

Além disso, tudo o que for fornecido a um funcionário público deve ser registrado de forma adequada e precisa nos registros empresariais da Rimini Street de acordo com nossa Política Global Anticorrupção.

Se você observar uma imprecisão em um registro empresarial ou uma falha em seguir nossos processos internos de controle, denuncie imediatamente.

Comunicações públicas

Nossos investidores e o público geral confiam na nossa Empresa, e as leis nos obrigam a relatar com precisão nossos negócios, nossos rendimentos e nossa condição financeira.

As divulgações que fazemos em nossas comunicações públicas, divulgações regulatórias e relatórios enviados à SEC e a outros órgãos governamentais sempre devem ser claras, completas, justas, precisas e oportunas.

Nossos diretores financeiros seniores, incluindo, entre outros, diretor executivo e diretor financeiro têm outras responsabilidades adicionais. Eles são obrigados a:

• Ajudar a manter controles internos confiáveis, avaliar sua qualidade e eficácia, implementar melhorias e comunicar ou resolver deficiências que poderiam afetar de forma significativa ou tornar imprecisas as divulgações ou relatórios financeiros.
• Informar o Comitê de divulgação sobre transações, eventos ou circunstâncias que poderiam afetar de forma significativa os relatórios financeiros da nossa Empresa.
• Representar fatos ou circunstâncias materiais de forma justa e precisa ao interagir com nossos auditores e os indivíduos que preparam as demonstrações financeiras da nossa Empresa.
• Garantir que os responsáveis por gerar relatórios contábeis ou financeiros conheçam e cumpram esses princípios.

Todos nós, inclusive nossos diretores financeiros seniores, devemos comunicar imediatamente irregularidades contábeis e de auditoria. Além disso, devemos comunicar o seguinte:

• Qualquer violação de leis, regras ou regulamentos.
• Qualquer incidência de fraude, seja relevante ou não, por qualquer pessoa, incluindo os responsáveis por gerar relatórios contábeis ou
  financeiros relacionados com divulgações ou relatórios financeiros ou registros junto à SEC.
• Qualquer informação relevante, incluindo deficiências em nossos controles internos sobre relatórios financeiros, que possa afetar ou
  tornar falsas as informações contidas em nossas comunicações públicas ou relatórios periódicos arquivados junto à SEC ou outro órgão regulador.

Se você estiver envolvido em algum aspecto da preparação de nossas demonstrações financeiras ou das certificações que lhes servem de base, deverá sempre seguir nossas políticas financeiras, nosso sistema de controles internos e os princípios contábeis geralmente aceitos.

Se você tomar conhecimento de uma possível conduta indevida relacionada a nossos controles internos, financeiros, contábeis e de auditoria, é seu dever comunicála imediatamente. Para obter mais informações, consulte nossa Política sobre relatórios de contabilidade, auditoria e outros assuntos.

Fraudes e declarações falsas

Fraude envolve logro ou deturpação deliberada ou intencional de informações. Você usa indevidamente os recursos da Empresa e comete fraude quando oculta, altera, falsifica ou omite informações intencionalmente para benefício próprio ou de terceiros. A fraude pode ser motivada pela oportunidade de ganhar algo de valor (como atingir uma meta de desempenho ou obter um pagamento) ou para evitar consequências negativas (como medidas disciplinares). Exemplos de fraudes incluem:

• Adulterar informações financeiras em nossos registros empresariais.
• Apresentar informações médicas falsas para obter prestações por invalidez.
• Informar falsamente o tempo trabalhado para ganhar mais ou evitar medidas disciplinares por chegar atrasado ou faltar ao trabalho.

Você também deve evitar a aparência de fraude. Por exemplo, nunca gaste fundos da Empresa sem a devida autorização. Da mesma forma, nunca firme acordos em nome da nossa Empresa, a menos que você esteja autorizado a fazê-lo.

O envolvimento em qualquer tipo de atividade fraudulenta na Rimini Street nunca é aceitável. Se você souber de uma possível fraude, comunique através da Linha de Apoio de Compliance.

Conflitos de interesses

Todos os membros da equipe devem agir sempre no melhor interesse da Rimini Street e estar cientes de conflitos de interesse reais e potenciais. Um conflito de interesse ocorre quando os interesses pessoais interferem nos interesses da Rimini Street. Conflitos reais, inclusive a aparência de conflitos, devem ser evitados.

Possíveis conflitos de interesses

Algumas situações que envolvem possíveis conflitos de interesse incluem:

• Segundo emprego, ou a realização de negócios fora da Rimini Street, com um parceiro comercial, fornecedor, concorrente ou cliente da Rimini Street.
• Investimentos ou interesses financeiros em um parceiro comercial, fornecedor, concorrente ou cliente da Rimini Street.
• Atuação em um comitê executivo ou como conselheiro em uma organização cujos interesses estejam em conflito com a Rimini Street.
• Relacionamentos pessoais ou com familiares dentro da Rimini Street.
• Busca de uma oportunidade de negócios para si mesmo, sobre a qual você tomou conhecimento durante seu trabalho na Rimini Street.

Atividades de negócios externas: atividades de segundo emprego, como contratação, trabalho autônomo ou consultorias, são permitidas somente se não envolverem cooperação ou fizerem você se tornar um cliente, concorrente ou fornecedor da Rimini Street. Espera-se que os membros da equipe da Rimini Street dediquem todo o seu tempo de trabalho e atenção às suas funções na Rimini Street. Portanto, as atividades de segundo emprego devem ser realizadas fora do horário de trabalho e não podem interferir com suas obrigações profissionais nem com seu desempenho na Rimini Street.

Atuação em comitês: a atuação em um comitê executivo ou consultivo em outra empresa além da Rimini Street exige aprovação prévia do departamento de Ética e Compliance. Embora a atuação em comitês executivos de organizações sem fins lucrativos seja incentivada e não exija aprovação prévia pelo departamento de Ética e Compliance, você deve obter a aprovação prévia de seu gerente direto e só poderá aceitar a posição se ela não interferir com o seu desempenho profissional na Rimini Street.

Relacionamentos pessoais ou com familiares: incentivamos a família de membros da equipe a trabalharem para a Rimini Street;  acreditamos que isso cria maior comprometimento e lealdade à nossa Empresa. No entanto, devemos observar certas regras nesses casos. A fim de evitar um conflito de interesse pessoal, ou mesmo a aparência de um conflito de interesse, não iremos contratar, empregar, promover ou transferir um membro da equipe para uma posição em que sua relação com outro membro da equipe:

• Crie uma relação de supervisão/subordinação com um familiar ou parceiro romântico;
• Tenha o potencial de criar um efeito adverso no desempenho profissional, na segurança e no moral; ou
• Envolva um conflito de interesse real ou potencial, ou a aparência de um conflito de interesse.

Se ocorrer uma mudança nas relações pessoais entre os membros da equipe atual que resulte em um conflito de interesse real ou potencial, a Empresa envidará todos os esforços razoáveis para minimizar os problemas de supervisão, segurança ou moral, reatribuindo, realocando ou transferindo funções.

Oportunidades corporativas: as informações confidenciais e proprietárias da Rimini Street ou sua posição na Rimini Street nunca devem ser usadas para ganhos pessoais, e você não pode aproveitar para si mesmo qualquer oportunidade descoberta devido ao seu trabalho na Rimini Street.

O segredo para resolver conflitos de interesse é a divulgação rápida e completa. É sua responsabilidade informar seu gerente sobre qualquer situação que, na sua opinião, crie ou possa criar um conflito de interesse. Os gerentes são incentivados a levar tais questões à atenção do departamento de Ética e Compliance para aconselhamento.

Se, em algum momento, você tiver dúvidas sobre a possibilidade de uma atividade criar um conflito de interesse ou a aparência de um conflito de interesse, entre em contato com o departamento de Ética e Compliance ou a Linha de Apoio de Compliance. Diretores e executivos podem estar sujeitos a outras restrições além das descritas acima. Para obter mais informações, consulte as Diretrizes de Governança Corporativa da Rimini Street.

Protegendo os recursos da Empresa e de terceiros

A Rimini Street confia que você usará os recursos da Empresa de forma honesta e eficaz. Os recursos incluem bens físicos, como instalações, suprimentos, equipamentos e fundos da Empresa. Também incluem recursos intangíveis, como tempo, informações confidenciais, propriedades intelectuais e sistemas de informação. Você deve usar os recursos da Empresa somente para fins comerciais legítimos e protegê-los contra roubo perda, dano ou uso indevido. Se tomar conhecimento de que os recursos da Empresa estão sendo usados de maneira indevida, denuncie.

Fundos da Empresa

A obrigação de proteger os fundos da Empresa é especialmente importante se você tiver autoridade para gastar, aprovar despesas de viagem e lazer ou gerenciar orçamentos e contas. Você sempre deve:

• Assegurar que os fundos sejam devidamente usados para os fins estipulados.
• Obter aprovação necessária antes de assumir uma despesa.
• Registrar todas as despesas com precisão.
• Verificar se as despesas enviadas para reembolso são relacionadas aos negócios, estão devidamente documentadas e estão em conformidade com nossas políticas.

Informações Confidenciais

No decorrer do seu trabalho, você poderá ter acesso a informações sobre a Rimini Street, seus funcionários, negócios ou operações que são confidenciais, sensíveis do ponto de vista da concorrência e/ou proprietárias. Você deve presumir que as informações da empresa são confidenciais ou sensíveis do ponto de vista da concorrência, a menos que haja indicação clara de que a Rimini Street divulgou publicamente ou autorizou a divulgação de tais informações. Mesmo dentro da nossa Empresa e entre seus colegas de trabalho, você somente deve compartilhar informações confidenciais se absolutamente necessário.

Além disso, alguns de nós podemos receber ou ter acesso a informações confidenciais, sensíveis e proprietárias sobre nossos clientes, fornecedores, associados e outros terceiros. Temos o dever de proteger essas informações de terceiros e honrar todas as obrigações contratuais e requisitos jurídicos. Nossa obrigação de proteger as informações de terceiros se mantém, ainda que o contrato de trabalho seja rescindido.

Propriedade intelectual
Nossa propriedade intelectual, ou PI, é outro recurso importante da Empresa que sempre deve ser protegido. PI se refere a determinados  recursos intangíveis desenvolvidos por meio do trabalho criativo de nossos funcionários e parceiros. A IP é garantida por proteções jurídicas que incluem patentes, marcas registradas, direitos autorais e segredos comerciais. Nossa tecnologia, software e dados técnicos contêm grandes quantidades de IP e nossa política é proteger os direitos de PI da Empresa na medida do possível permitir que um terceiro utilize nossa PI sem a devida autorização e um contrato de licença aprovado pelo departamento Jurídico.

Além de proteger nossa PI, também respeitamos os diretos de PI dos outros. Isso inclui evitar a infração de patentes, marcas registradas, direitos autorais e segredos comerciais de terceiros. Quando trabalhamos com terceiros, é nosso dever garantir em contrato que nossa Empresa obtenha os direitos apropriados à PI criada em tais projetos.

Para obter mais informações, consulte a Política sobre conformidade com liminares e  tratamento de propriedade intelectual de terceiros da Rimini Street. Em caso de dúvidas ou preocupações sobre PI da nossa Empresa ou de terceiros, contate o departamento de Ética e Compliance para obter assistência.

E-mail, Internet e sistemas da informação
Cada um de nós temos a responsabilidade de usar a rede, as comunicações e os sistemas de informação da nossa Empresa de forma ética e legal e com o devido cuidado. Demos usar o bom senso para proteger todos os dados confidenciais contra perda ou roubo. Os dados confidenciais podem ser armazenados em dispositivos da Empresa ou mantidos ou processados por terceiros em nosso nome e de acordo com as leis aplicáveis. Controles apropriados devem ser colocados em prática para proteger dados confidenciais, como restringir o acesso à necessidade de conhecimento, proteção por senha, criptografia e segurança física. Somente compartilhe informações (por exemplo, por e-mail, em publicações
nas redes sociais e concedendo acesso aos sistemas) se absolutamente necessário.

Em alguns locais, o uso pessoal ocasional desses sistemas é permitido; o uso deve ser apropriado e estar de acordo com as políticas locais, e não deve interferir no trabalho diário. Na medida do permitido pela lei local, a Rimini Street reservase o direito de monitorar, registrar, divulgar, auditar e excluir, sem aviso prévio, a natureza e o conteúdo da atividade de um funcionário em e-mails, telefones, correios de voz, Internet e em outros sistemas da nossa Empresa. A Empresa também reserva-se o direito de bloquear o acesso a sites inadequados da Internet, bem como a transmissão de e-mails ou arquivos inapropriados.

Para obter mais informações, consulte a Política de uso aceitável 2.0 bem como as políticas e procedimentos relacionados. E se você suspeitar de uma violação de dados ou tomar conhecimento de qualquer situação em que as instalações físicas, a rede, os computadores ou os sistemas de informação da nossa Empresa tenham sido comprometidos, comunique imediatamente o seu gerente ou o departamento de Segurança Global.

Privacidade de dados

Muitos países têm leis de privacidade que regem a coleta e o uso apropriado de informações pessoais. Informações pessoais se referem de forma abrangente a qualquer informação que identifique ou se relacione a uma pessoal identificável, como um endereço de e-mail, endereço físico, informações de cartão de crédito ou número da previdência social. Se você acessa esse tipo de informação ou os sistemas que a processam, deve cumprir com todas as políticas e leis relacionadas ao processamento de tal informação. Você deve:

• Somente acessar, coletar e usar as informações pessoais necessárias para o seu trabalho e as quais você esteja autorizado a processar por
  motivos comerciais legítimos.
• Divulgar informações pessoais apenas para as pessoas autorizadas que tenham um motivo comercial legitimo para acessá-las e que sejam
  obrigadas a protegê-las.
• Armazenar, transmitir e destruir informações pessoais com segurança de acordo com as políticas e as leis aplicáveis.
• Comunicar imediatamente quaisquer violações reais ou suspeitas de nossas políticas ou das leis de privacidade aplicáveis, violações de dados reais ou potenciais ou outros riscos às informações pessoais através da Linha de Apoio de Compliance.

A Rimini Street está comprometida em cumprir com as leis de privacidade aplicáveis ​​nos países onde conduzimos negócios, incluindo tais leis relativas à transferência transfronteiriça de certas informações pessoais. Consulte o Ética e Compliance se tiver alguma dúvida, incluindo sobre como cumprir com as regras sobre transferência de informações pessoais para fora do país em que foram coletadas.

Gerenciamento de registros

A Rimini Street gera um grande volume de registros e documentos todos os dias. Os registros empresariais com os quais você trabalha devem ser mantidos, retidos e destruídos de acordo com todos os requisitos regulatórios e jurídicos de manutenção de registros. Para gerenciar seus registros empresariais, você deve:

• Cumprir as políticas de gestão de registros para todos os documentos, arquivos, registros eletrônicos e e-mails.
• Seguir as instruções de todos os avisos de retenção de litígio ou notificações similares de retenção de registros.

Exemplos de informações materiais não públicas incluem:

• Avisos prévios de mudanças na gerência sênior.
• Fusões, aquisições ou transações de financiamento não anunciadas.
• Litígios pendentes ou potenciais.
• Resultados financeiros não públicos.
• Desenvolvimento de um novo produto importante.
• Um desdobramento de ações não anunciado ou outras transações extraordinárias.

Além disso, devemos evitar a negociação de valores mobiliários da Rimini Street enquanto nossa Empresa estiver com restrições internas ao comércio. Se você for informado de que está sujeito a um período de restrição para a negociação de ações, não negocie valores mobiliários da Rimini Street até que a restrição seja suspensa.

O “fornecimento de informações privilegiadas” também é uma violação do Código. O fornecimento de informações privilegiadas ocorre quando você fornece informações materiais não públicas sobre uma empresa a terceiros, que usam essas informações para negociar valores mobiliários. Você também deve evitar discutir informações materiais não públicas som outros funcionários da Rimini Street, a menos que seja absolutamente necessário. Lembre-se de que você pode ser responsabilizado por violar as leis se fornecer informações privilegiadas, mesmo que não faça pessoalmente uma negociação com base nelas.

O uso e o fornecimento de informações privilegiadas não são apenas violação do Código; são violações graves das leis de valores mobiliários e submeterão todos os indivíduos envolvidos à rescisão imediata do contrato de trabalho, bem como à responsabilidade civil e criminal.

Para obter mais informações sobre o uso de informações privilegiadas, consulte a Política de Uso de Informações Privilegiadas da Rimini Street ou o departamento de Ética e Compliance ou a Linha de Apoio de Compliance.

É importante que falemos em nome da Rimini Street com uma voz consistente. Portanto, somente os porta-vozes designados pela Rimini Street podem fazer declarações públicas em nome de nossa Empresa.

Se um analista de valores mobiliários solicitar informações de você, mesmo que informalmente, não responda à solicitação, a menos que tenha certeza de que está autorizado a fazê-lo. Em vez disso, encaminhe essa pessoa ao nosso departamento de Relações com Investidores. Encaminhe solicitações de analistas do setor e da mídia ao vice-presidente de comunicações globais. Solicitações de quaisquer outros indivíduos, incluindo funcionários públicos, podem ser encaminhadas ao departamento Jurídico ou de Ética e Compliance.

Consulte nossa Política de Comunicações Externas para obter detalhes adicionais.