Pour commencer:

comprendre le Code et les responsabilités qui vous incombent

Chez Rimini Street, nous pensons que le fait d’agir de manière éthique et responsable est non seulement la bonne chose à faire, mais aussi la bonne chose à faire pour notre entreprise. Pour renforcer cet engagement, Rimini Street a mis en place un programme mondial d’éthique et de conformité conçu pour communiquer les normes éthiques et juridiques qui régissent la conduite de nos activités. La section suivante du Code, intitulée Pour commencer : comprendre le Code et les responsabilités qui vous incombent, donne un aperçu du Code, résume les responsabilités qui vous incombe dans la bonne conduite des affaires et vous indique les modalités pour faire part de vos préoccupations ou demander des conseils sur divers sujets.

Pourquoi nous sommes-nous dotés d’un Code ?

Le Code de déontologie et de conduite professionnelle de Rimini Street (le « Code ») constitue notre feuille de route pour la bonne conduite des affaires, il s’agit du Rimini Street Way. En d’autres termes, vous exercez vos activités de la bonne manière lorsque vous agissez de manière éthique et cohérente avec nos valeurs fondamentales, le Code, nos politiques et la loi.

Chacun d’entre nous est censé adhérer aux principes du Code et suivre le Rimini Street Way sur son lieu de travail, sur le marché sur lequel il opère, dans le cadre des activités de la Société et dans la communauté mondiale.

Qui doit observer le Code ?

Le Code s’applique à toute personne qui travaille pour Rimini Street, Inc. ses filiales ou sociétés affiliées contrôlées (collectivement, « Rimini Street » ou la « Société »), ou en leur nom.

Sont concernés :

  •  tous les responsables et employés de Rimini Street dans le monde (y compris les responsables et employés de nos filiales) ;
  • les membres du conseil d’administration de Rimini Street, Inc. et les administrateurs des filiales de Rimini Street, lorsqu’ils agissent en qualité d’administrateur ;
  • les entités dans lesquelles Rimini Street détient plus de 50 % des droits de vote ou qu’elle a le droit de contrôler, ainsi que tous les employés, responsables et administrateurs de ces entités

Rimini Street attend également de tous les fournisseurs, consultants, sous-traitants et autres prestataires de services qui travaillent avec notre Société ou en son nom qu’ils agissent de manière éthique et conformément aux normes énoncées dans notre Code de déontologie et de conduite professionnelle pour les fournisseurs.

Le groupe de pratique Éthique et conformité Rimini Street (« Éthique et conformité ») est chargé de promouvoir, de contrôler et de faire appliquer le Code sous la supervision du conseil d’administration de Rimini Street, Inc. Il incombe à chaque employé d’observer le Code et d’entretenir la culture de conformité mise en place par Rimini Street.

À retenir…

Le Code constitue l’élément essentiel du programme sur l’éthique et la conformité mis en place par la Société à l’échelle mondiale. Il énonce les principes de base que nous devons observer pour maintenir la culture d’entreprise axée sur l’éthique et la conformité de notre Société. Il définit les attentes quant à la conduite à adopter, nous guide dans la résolution de problèmes éthiques et fournit des coordonnées de contacts et d’autres ressources pour nous aider à répondre à nos questions et préoccupations.

Qu’attend-on de moi ?

Responsabilités des employés.
Chaque employé de Rimini Street doit :

  • lire et comprendre nos valeurs fondamentales et les appliquer dans votre travail quotidien ;
  • respecter la loi en permanence ; en cas de conflit entre nos normes juridiques et éthiques et nos objectifs commerciaux, veillez à ce que nos normes juridiques et éthiques priment toujours ;
  • lire et comprendre le Code ainsi que les autres politiques qui s’appliquent à votre emploi : personne ne s’attend à ce que vous mémorisiez chaque politique, mais il est utile d’avoir une connaissance élémentaire des questions couvertes par chaque politique ;
  • demander l’aide de votre responsable, du groupe de pratique Éthique et conformité, ou de l’une des autres ressources de Rimini Street identifiées dans le Code lorsque vous avez des questions sur l’application du Code ou d’autres politiques ;
  • vous abstenir de dissimuler un problème de comportement d’ordre éthique ou de l’ignorer ; traiter la question en temps utile et demander conseil si nécessaire ;
  • faire immédiatement part de vos inquiétudes concernant une faute professionnelle présumée ou réelle, y compris les violations de la loi, du Code ou d’autres politiques de Rimini Street (Les différentes manières de faire part de vos préoccupations sont décrites plus en détail plus loin dans le Code.) ;
  • coopérer aux enquêtes de Rimini Street et rapporter toutes les informations de manière véridique.

Responsabilités supplémentaires pour la Direction.
Tous les responsables doivent créer un environnement propice au respect du Code. Pour nous aider à maintenir le plus haut niveau d’intégrité, vous devez :

  • rencontrer régulièrement vos collaborateurs directs pour vous assurer qu’ils comprennent notre mission, nos valeurs fondamentales, le Code et les autres politiques qui s’appliquent à leur travail ;
  • montrer l’exemple et encourager vos employés à agir avec intégrité dans tout ce qu’ils font ;
  • veiller à communiquer sincèrement en encourageant les employés de votre service à poser des questions concernant le Code ;
  • contacter le groupe de pratique Éthique et conformité si un problème d’ordre éthique est porté à votre connaissance ou si vous avez besoin d’aide pour traiter une question ou une préoccupation en la matière ;
  • ne jamais exercer de représailles à l’encontre d’une personne ayant soulevé un problème d’ordre éthique, ayant participé à une enquête ou à une procédure relative à une violation présumée d’une loi ou d’un règlement ;
  • vous abstenir d’intervenir dans l’enquête relative à un problème d’ordre éthique ;
  • encourager l’autosignalement de violation du Code de conduite professionnelle. Si un employé signale de lui-même qu’il a participé à la violation de l’éthique, l’autosignalement peut être pris en compte pour déterminer la mesure disciplinaire appropriée à appliquer.

Question-réponse

Où puis-je trouver les politiques de la Société ?

La dernière page du Code contient des liens vers de nombreuses politiques que la Société a mises en place en matière de conformité à l’échelle mondiale. Rimini Street a également adopté d’autres politiques internes à l’entreprise, notamment des politiques spécifiques à certains pays et fonctions, couvrant divers sujets. Comme ces politiques peuvent varier selon les unités commerciales ou les marchés, elles ne sont pas liées au Code. L’ensemble des politiques de Rimini Street sont disponibles sur les sites intranet de notre Société. Vous pouvez également demander à votre responsable ou aux Ressources humaines de vous fournir un exemplaire des politiques applicables.

Comment puis-je obtenir des conseils et faire part de mes préoccupations ?

Le Code ne peut pas traiter de toutes les situations possibles que vous pourriez rencontrer dans votre travail quotidien. Si vous ne trouvez pas de réponse dans le Code ou si vous avez des questions sur la manière de l’interpréter, demandez de l’aide. Par ailleurs, si un événement susceptible de constituer une violation du Code, de nos politiques ou de la loi est porté à votre connaissance, vous devez le signaler afin que l’on puisse y remédier.

Question-réponse

Comment saurai-je s’il y a un problème ?

Le Code couvre les questions juridiques et déontologiques que l’on rencontre le plus fréquemment. Il ne peut cependant pas
traiter de toutes les situations susceptibles de se présenter. Si jamais vous avez un doute quant à une ligne de conduite, posez vous les questions suivantes :

  •  Cette ligne de conduite est-elle illégale ?
  • Cela irait-il à l’encontre du Code ou d’autres politiques ?
  • Peut-on considérer que cela est contraire à l’éthique ou malhonnête ?
  • Cela pourrait-il nuire à la réputation de Rimini Street ou mettre notre société en danger ?
  • Cela va-t-il nuire aux employés, aux clients, aux investisseurs ou à d’autres tiers ?
  • Cela aura-t-il des conséquences négatives sur moi ou sur Rimini Street ? Ressentirais-je de la honte ou de la gêne si les autres le savaient ?

Si la réponse à l’une de ces questions est « Oui », n’adoptez pas cette ligne de conduite. Si vous avez encore des doutes, demandez conseil au groupe de pratique Éthique et conformité ou à l’une des nombreuses autres ressources à votre disposition.

Vous disposez de plusieurs canaux pour demander conseil ou faire part de vos préoccupations :

  • Votre supérieur hiérarchique immédiat ou votre supérieur hiérarchique de niveau supérieur. Vos responsables constituent d’excellentes ressources pour vous guider au sujet des nombreux processus et politiques propres à la Société et à l’emploi que vous occupez, de vos responsabilités professionnelles, des problèmes impliquant des collègues, des conflits disciplinaires, des possibilités de promotion et des questions liées à l’environnement de travail. Dans la plupart des cas, votre supérieur hiérarchique immédiat est la meilleure ressource pour obtenir des réponses à vos questions et discuter des problèmes et préoccupations rencontrés. Si vous ne pouvez pas adresser vos questions ou préoccupations à votre supérieur hiérarchique immédiat, adressez-vous à un autre membre de votre équipe de direction locale.
  • Votre responsable local des Ressources humaines ou votre partenaire commercial. Le représentant des Ressources humaines dont vous dépendez peut vous aider à traiter vos problèmes et préoccupations liés aux ressources humaines ou vous aider à trouver la bonne personne pour répondre à vos questions.
  • Le groupe de pratique Éthique et conformité. Tout membre de l’équipe Éthique et conformité est une ressource que vous pouvez contacter en cas de question ou de préoccupation, si vous soupçonnez une violation de la loi, du Code ou d’une autre politique de Rimini Street ou si vous ne savez pas à qui vous adresser pour obtenir de l’aide.

Pour obtenir les coordonnées du groupe de pratique Éthique et conformité et les autres ressources à votre disposition, veuillez
consulter la dernière page du Code.

En plus des ressources énumérées ci-dessus, vous pouvez poser des questions, faire part de vos préoccupations ou signaler des violations présumées à la conformité en contactant le service d’assistance téléphonique dédié à la conformité de Rimini Street.

Afin d’aider Rimini Street à enquêter sur votre signalement, nous vous encourageons à communiquer pleinement et à fournir toutes les informations dont vous disposez sur le problème que vous signalez. Les informations resteront

Le service d’assistance téléphonique dédié à la conformité est une ligne d’assistance pour les questions d’ordre éthique. Ce service est gratuit et accessible 24 heures sur 24 à tous les employés, clients, fournisseurs, sous-traitants et autres associés de Rimini Street.

Le service d’assistance téléphonique dédié à la conformité est disponible partout dans le monde :

confidentielles, sauf si elles sont nécessaires à la conduite d’une enquête globale et juste. Vous pouvez rester anonyme si vous le souhaitez, sauf si la législation locale l’interdit. Votre identité, votre numéro de téléphone ou votre adresse IP ne seront consignés ou inclus dans aucun rapport fourni à Rimini Street, sauf si vous fournissez ces informations de votre plein gré.

Remarque : en raison des lois locales sur la protection des renseignements personnels en vigueur dans certains pays et au sein de l’Union européenne, le service d’assistance téléphonique dédié à la conformité ne peut n’autoriser que certains types d’appels spécifiques, comme ceux concernant les questions de comptabilité, de finances, d’audit et de corruption. Dans ces pays, contactez votre responsable des Ressources humaines pour signaler d’autres problèmes.

Que faire si je crains des représailles ?

Chez Rimini Street, nous interdisons strictement les représailles. Les employés qui font part de leurs préoccupations jouent un rôle important dans le maintien d’un lieu de travail sain, respectueux et productif ainsi que dans la protection de nos parties prenantes. Ces employés aident notre Société à résoudre les problèmes à un stade précoce, avant que des conséquences plus graves ne se produisent. Il est important pour chacun d’entre nous de créer un environnement de travail où tout le monde peut faire part de ses préoccupations relatives à des questions d’ordre éthique sans crainte de représailles.

Rimini Street s’engage à protéger les droits des personnes qui signalent de bonne foi des problèmes soit par l’un des moyens de signalement décrits dans le Code soit aux instances gouvernementales. Notre société n’exercera pas de représailles ou condamnera celles exercées à l’encontre d’une personne qui, de bonne foi :

  •  signale ce qu’elle croit être une violation du Code, de nos politiques ou de la loi ;
  • soulève une question en matière de conformité ou demande conseil pour une décision, une action ou une pratique commerciale en particulier;
  • coopère à une enquête sur une violation potentielle.

Les représailles exercées à l’encontre d’un employé pour avoir signalé un problème de bonne foi constituent une violation du Code. Si vous savez ou présumez que des représailles ont eu lieu ou sont en cours, vous devez les signaler

Quelles sont les conséquences d’une violation du Code ?

Si vous contrevenez au Code, la Société prendra les mesures disciplinaires appropriées. Vous êtes tenu d’observer le Code et de respecter nos politiques ainsi que la loi dans le cadre de vos activités au nom de Rimini Street ; ceci est une condition d’emploi. La violation du Code, de nos politiques ou de la loi peut entraîner

  • des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement, selon la nature et la gravité de la violation du Code ;
  • des sanctions civiles et/ou pénales imposées par un organisme gouvernemental ou un tribunal, dans un cas de violation de la loi.
  • entraîner la suppression de primes ou d’autres rémunérations fondées sur l’intéressement.

Termes clés

Rimini Street interdit les représailles contre tout employé qui
évoque une préoccupation de « bonne foi ».
Une déclaration de bonne foi signifie que vous avez fait un effort
réel pour fournir des informations honnêtes et précises, même
s’il s’avère par la suite que vous vous êtes trompé. Toutefois, le
fait de faire sciemment une fausse déclaration ou de lancer une
accusation que vous savez fausse, de mentir à un enquêteur,
d’interférer ou de refuser de coopérer à une enquête constitue
une violation du Code.

Question-réponse

Aurai-je des ennuis avec mon responsable si je contacte le Service d’assistance téléphonique dédié à la conformité pour un problème d’ordre éthique ?

Non. Le fait qu’un employé exerce des représailles à l’encontre un autre employé pour avoir signalé de bonne foi un problème ou une possible violation d’une politique constitue une violation du Code. Nous vous encourageons à faire part de vos préoccupations et à poser des questions sur les problèmes d’ordre éthique et de conformité en utilisant l’une des nombreuses ressources à votre disposition.

Ne serais-je protégé contre les représailles que si je fais part de mes préoccupations par l’intermédiaire du service d’assistance téléphonique dédié à la conformité ?

Les représailles sont inacceptables, quelle que soit la manière dont vous faites part de vos préoccupations, que ce soit par l’intermédiaire de la Direction, des Ressources humaines ou du service d’assistance téléphonique dédié à la conformité. Si vous pensez avoir fait l’objet de représailles, faites part de vos préoccupations au groupe de pratique Éthique et conformité

Que se passe-t-il lorsque je contacte le service d’assistance téléphonique dédié à la conformité ?

Les appels vers le service d’assistance téléphonique dédié à la conformité sont pris en charge par un tiers indépendant spécialisé dans le traitement des appels vers les lignes d’assistance. Un représentant du centre d’appels vous posera des questions et enverra un rapport au groupe de pratique Éthique et conformité à des fins d’examen confidentiel. Des professionnels compétents désignés par le groupe de pratique Éthique et conformité enquêteront sur les problèmes et, s’il y a lieu, des mesures correctives seront prises.

À retenir…

Il en va de notre responsabilité de respecter le Code, les politiques de la Société et l’ensemble des lois, réglementations et décisions de justice applicables. Le non-respect de ces règles peut entraîner de graves conséquences qui peuvent inclure, selon la législation locale, entraîner la suppresion de priles ou d’autres rémunérations fondées sur l’intéressement et/ou des mesures disciplinaires appropriées pouvant aller jusqu’au licenciement. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant les règles, la réglementation, les politiques locales ou la législation qui
s’appliquent à votre travail, faites-en part avant d’agir.